خصائص التخطيط الجيد او الخطة الجيدة في الادارة

يجب أن تتوفر أركان وشروط هامة بالتخطيط ليكون ناجحاً وفعالاً لتحقيق أهدافه وهي:
· أن يكون للخطة هدف نهائي واضح ومحدد.
· أن تتميز الخطة بالبساطة والوضوح والبعد عن التعقيد.
· أن تتضمن تعريفاً واضحاً لكل الأجهزة الإدارية المسؤولة عن التنفيذ وكل تفاصيلها وجزئياتها.
· أن تكون واقعية وملائمة للزمان والمكان والظروف التي تنفذ فيها والمُشكلة التي تعالجها.
· الدقة في بيانات الخطة وحساباتها، إذ أن محصلة هذه كلها يُعتمد عليها في تحديد الأهداف ورسم طرق التنفيذ على ضوء الإمكانيات المتوفرة والمتاحة فإذا صحت البيانات حققت الخطة نجاحاتها، وإن بعدت عن الحقيقة بعدت الخطة عن أهدافها.
· احتساب الفعل وردّته وأثره ضمن إطار الخطة سواءً بالنسبة للعاملين أو الأجهزة الإدارية ذات العلاقة بالموقف أو المشكلة أو رد الفعل.
· ضرورة مرونة الخطة لتتمكن من مواجهة ما قد يُثار أو يظهر من صعوبات أو مشاكل لم تكن بالحسبان عند وضع الخطة والمخطط.
وقد تكون الخطة من أعلى لأسفل، فتصنعها الإدارة العليا وتجزأ لمستويات فرعية أدنى، هذا الأمر يجعل الخطة أمراً مفروضاً على المستويات الأدنى دون الأخذ برأيهم ووجهة نظرهم بالرغم من أنهم غالباً ما يكونوا أكثر خبرة بمشاكل التطبيق والتنفيذ من غيرهم.
ومن هنا يجب أن يتحدد دور المستويات العليا للإدارة في وضع الإطار العام للخطة الشاملة، وتترك بقية التفصيلات والجزئيات للمستويات التنفيذية الأدنى، ثم ترد بعد استكمالها ثانية للإدارة العليا لمراجعتها والتعرف على مدى ملائمتها للأهداف العامة المقررة في خطط التنفيذ.
· إشراك كافة المشرفين على تنفيذ الخطة في صياغة ورسم تفصيلاتها ومقوماتها، إذ أنهم أدرى الناس بما قد يعترض سياسة وأساليب تنفيذ الخطة من صعوبات ومشاكل عند التطبيق.
· شرح الخطة والإعلان عنها بوضوح لكل من يعنيه تنفيذها مع توجيههم نحو أحسن الأساليب واكفأها لتحقيق الأهداف المعلنة.
· متابعة الخطة أثناء مراحل التنفيذ للاطمئنان على سير الإدارة والعمل بالجزئيات فيها لمعالجة أي انحراف أو مشكلة تظهر، أولاً بأول حتى لا تعوق المراحل التالية في عملية التنفيذ.
· ربط التخطيط بالزمن والوقت في كل جزئية من جزئياتها أو فيما يتصل بأجزاء الخطة ككل.
· مراعاة العامل الإنساني عند وضع الخطة ومتابعتها، حيث أن العامل الإنساني له أثره وفاعليته وخصوصياته التي يتميز بها عن غيره من عوامل الإنتاج الأخرى من آلات أو مواد خام، إذ للبشر عواطفهم ونزعاتهم وإمكانياتهم المحدودة، ويجب مراعاة ذلك بعناية ودراسة أثر الحوافز في سياسة الإنجازات وتحقيق الأهداف.
فالخطة ليست أرقام ومواد وآلات بقدر ما هي ذات صلة إنسانية بين مجموعة من البشر تجمعوا وتعاونوا وانتظموا تحت جدران منظمة ما لتحقيق أهداف ومصالح وغايات مشتركة، والمخطط الناجح هو الذي يلجأ إلى الحوافزز الإنسانية ليتحكم في الطاقات والتصرفات البشرية المتاحة أمامه ويوجهها الاتجاه المرسوم والمطلوب لتحقيق الأهداف والغايات المرجوة والمخططة.
ناصر الزهراني