مقدمة عن مفهوم التنظيم في الادارة او التنظيم الاداري

يرتبط التنظيم بالجهد الجماعي، فأي نشاط جماعي يقوم به شخصان أو أكثر لتحقيق هدف مشترك لا بد وأن يتوفر له شرط أساسي وهو أن تعمل الجماعة كوحدة واحدة، وهذا لا يأتي الا عن طريق التنظيم، فتجميع الجهود المتشابهة من حيث التخصص ووضعها في إجارات خاصة بها يوضح هذه الجهود ويزيدها قوة وصلابة ويؤدي لتوحيد تلك الجهود بما يحقق الهدف، وهذا يتطلب بالضرورة أن يقوم المدير المسؤول بتوزيع العمل بينه وبين مساعديه، ويبين علاقتهم ببعضهم البعض، ويحدد السلطات والمسؤوليات لكل منهم، بشكل يساعد على أداء العمل بأعلى قدر من الكفاية وهذا هو محو التنظيم. 
تعريف التنظيم: هناك العديد من التعريفات للتنظيم، فقد عرفه البعض على أنه " الشكل الذيتتعاون فيه جهود جماعية لتحقيق هدف"، كما عرفه البعض الآخر على أنه "عملية ترتيب وتوزيع الموظفين بطريقة تؤدي لسرعة تحقيق الهدف وذلك عن طريق توزيع السلطات والمهام والمسؤوليات".
أهداف التنظيم: يساعد التنظيم على تحقيق الأهداف التالية:
1- إظهار أهمية ومدى المساهمة التي تقدمها الوحدة التنظيمية، وبالتالي مكانتها بالهيكل التنظيمي.
2- تخفيض التضارب والإزدواجية والتداخل بين أهداف المستويات المختلفة وتخلصها من الغموض.
3- يساعد على تحديد نوعية ومدى النشاط الذي يعهد به المدير إلى كل وحدة وفرد بالتنظيم مهما كان حجمها ودرجة تخصصها.
4- يوفر المعايير اللازمة لقياس أداء الوحدات وبالتالي يمكن من تحسين مستوى الأداء ووضع قواعد لضبطه والتحكم فيه.
5- يسهم في تحقيق التمايز بين الأهداف والغايات الوسائل.
كيف يتمّ التنظيم؟: هناك ثلاثة عناصر أساسية للإجابة على هذا الاستفسار:
1- تحديد التقسيمات الإدارية Departmentation: حيث يتم هنا تجميع الأعمال المتشابهة من حيث التخصص ووضعها في وظائف، والوظائف في وحدات إدارية صغيرة، والوحدات في أقسام، والأقسام في إدارات، ويتمّ هذا العمل بطريقة موضوعية، بغض النظر عمن سوف يشغل تلك الوظائف تبعاً لمبدأ "الوظيفة ليست ملكاً لشاغلها".
2- تحديد السلطات والصلاحيات الممنوحة لكل قسم وداخل كل إدارة.
3- تحديد العلاقات وطرق الاتصال بين الإدارات والأقسام المختلفة بالمنظمة.
ولعل من المبررات الواضحة لعملية التنظيم مايلي:
1- أن العمل أكبر من أن يؤديه شخص واحد، ومن ثم ينبغي تقسيمه حتى يتمكن عدة أشخاص من القيام به.
2- يساعد التنظيم وتقسيم العمل على توزيعه على أعضاء الجماعة، فتوزيع العمل يتطلب تقسيمه لأجزاء.
3- الرغبة في الحصول على مزايا التخصص وتقسيم العمل، بحيث تتطلب مهمة ما مهارة متخصصة يتمتع بها المتخصص.
4- تحديد مسؤولية أداء العمل.
و التنظيم ليس هدفاً بحد ذاته، ولكنه وسيلة لتحقيق الهدف بكفاءة، وبالنسبة للمنظمة يكون هدف التنظيم مساعدة جميع العاملين بها على العمل بكفاءة وفي انسجام وتنسيق تام، كما يجب أن ندرك أيضاً من البداية أنه لا يوجد تنظيم أمثل بمعنى أنه لا يوجد هيكل أو شكل تنظيمي نعتبره مثالياً يصلح للتطبيق في جميع المنظمات على اختلافها، حيث أن لكل منظمة ظروفها وطبيعة أعمالها وحجمها وإمكانياتها وأهدافها الخاصة بالإضافة للضغوط البيئية المختلفة – داخلية وخارجية – والتي تؤثر في طرقة تصميم الهيكل التنظيمي وتحدد ملامحه الرئيسية.
رياض الزهراني