الرقابة الادارية تعريفها واهميتها في المؤسسسة

أظهرت الأبحاث الحديثة المتعلقة بعملية الرقابة كجزء من الوظائف الإدارية بأنه يجب الاعتماد في جعل الرقابة تقوم على التركيز أولاً على التعامل المباشر بين "صاحب المهمة" و "الموضوع الذي يُتعامل معه Interface" وبعد ذلك يتم اختيار نظام الرقابة المناسب، ولا شك في أن وظيفة الرقابة لا تكتمل إلا بالتخطيط والتنظيم والتوجيه الجيد، بمعنى أنه لو كانت الرقابة محكمة في ظل تخطيط ضعيف أو تنظيم غير مناسب أو توجيه غير فعّال فإن عملية الرقابة هنا تصبح مجرد تحكم لا يؤدي للإرتقاء بالأداء ورفع الانتاجية لذلك فالرقابة تعتبر الوظيفة المكلمة للعملية الإدارية الناجحة حيث تظهر نواحي الدقة والفعالية فيها إذا تم أداء الوظائف الإدارية السابق ذكرها بدرجة عالية من الإحكام، 
 ويظهر مدى نجاحها في الآتي:
1- وضع المعايير الرقابية اللازمة لقياس الأداء بناءً على ما تم التخطيط له.
2- مقارنة ما تم التخطيط له بما تم تنفيذه في ظل التنظيم المناسب والتوجيه.
3- الأخذ بالأسباب التصحيحية اللازمة عندما يحدث الانحراف عن الأداء المخطط له (أو توقع حدوثه).
  تعريف الرقابة:
 يمكن تعريفها على أنها " تلك المهمة من الوظيفة الإدارية والتي يتم بموجبها مراجعة المهام والأداءات المنجزة للتعرف على ما تم تنفيذه بالمقارنة لما خطط ونظّم له في ظل الرؤيا والمهمة والاستراتيجيات المرسومة مسبقاً واتخاذ الإجراء اللازم في حال وجود تفاضل أو اختلاف". وعليه يمكن القول بأن وظيفة الرقابة ترتبط بوظائف العملية الإدارية ارتباطاً تكاملياً وتعتبر الأداة الفعالة للتحقق من الوصول لأهداف المنشأة إذ أن التخطيط والتنظيم والتوجيه هي وظائف ترتبط بالرقابة وتتفاعل معها للوصول لأهداف المنشأة وفي هذا الشأن يمكن أن نستخدم المعايير الرقابية المناسبة للتحقق من فعالية كفاءة إدارة المنشأة للوصول لأهدافها.
 أهمية الرقابة:
أ‌. تمثل العملية الرقابية النشاط الأخير في الوظائف الإدارية من حيث الأداء: إذ أنه بموجبها يتم قياس مدى كفاءة وفعالية الخطط المرسومة من خلال تنفيذها، وعن طريق الرقابة يمكن التعرف على مدى ملائمة الخطة وأسلوب تنفيذها في تحقيق الأهداف للوصول إلى الاستراتيجية المرسومة وعما إذا كان هناك أسلوب أفضل لتحقيق المطلوب، وعليه فإنه يتم تغيير المسار أو الأسلوب أو الأهداف، وكلما كان أسلوب الرقابة جيداً ومناسباً كلما كانت درجة التمكن من العودة للخطة وطرق تنفيذها أدق وأسرع لتطبيق ما يسمى بالتخطيط المبني على الاكتشاف Discovery Driven Planning (D.D.P) لتصحيح المسار، فعن طريق الرقابة الفعالة يمكن التعرف على نسب الإنجاز الجماعي والفردي ومدى تلاؤم المجهودات المختلفة لتحقيق الأهداف والغايات الموضوعة مسبقاً، وفي حالة ضعف الرقابة يمكن أن يحدث الكثير من الهدر والتخبط، ويرى البعض أن الكير من الأساليب الرقابية الفعالة في في المقام الأول تتعلق بالتخطيط الجيد.
     وحيث أن المنظمة تتأثر بالبيئة الخارجية التي هي في حالة تسارع في عمليات التغيير الاجتماعي والسياسي والاقتصادي والتقني هذا بالإضافة إلى أن المنافسين والعملاء يؤثرون في المنشأة فإن تلك البيئة ستؤثر على لانتائج المتوقعة، فإذا افترضنا أن منشأة ما كانت تهدف لزيادة حصتها بنهاية فترة معينة وحدث تغيير في أسعار السلعة فإنّ ذلك مرتبط بأهداف وغايات المنشأة ويوضح الجدول التالي بعض الأمثلة لمدى اختلاف معايير الرقابة تبعاً للعمل التنظيمي أو الوظيفي.
ولا شك أن هناك معايير نوعية تنعكس نتائجها على المعايير الكمية مثل درجة رضاء العملاء وسمعة المنشأة لدى المجتمع المحيط بها بصفة عامة وأصحاب العلاقة بصفة خاصة وعلي فإن التعرف على مثل هذه المعايير وتقريبها للقياس يعتبر أمراً هاماً,
ب‌. قياس المتحقق من الإنجاز: تعتبر عملية القياس أو التثمين الخطوة اللاحقة لعملية وضع المعايير إذ أن المعيار الذي لا يكون واقعياً لا يكفي لتحقيق مهمة القياس فكلما كانت المساطر مناسبة كلما أدى ذلك المقياس للتعرف على نقاط القوة والضعف، وبالتالي تصبح عملية التصحيح ممكنة، وعلى أرض الواقع كثيراً ما تظهر النتيجة الحقيقية مغايرة لما خطط له من حيث الأسلوب أو النتائج المتوقعة سواءً كان ذلك كمجهود فردي أو جماعي، وعليه فإن عملية القياس تتطلب كثيراً من المتابعة، والرقابة الداخلية هي الاهتمام الرقابي من حيث التنفيذ، ولكي يظل موضوع الربط مهماً من أجل المقارنة بين ما خطط له فعلياً وما خطط له في العمل الرقابي الداخلي من جهة وبين مؤشرات البيئة الخارجية هو ما يجعل الرقابة الداخلية ذات معنى وبالتالي تحقيق أهداف وغايات المنظمة الاستراتيجية.
ت‌. تحليل الفروقات وتصحيح الإنحرافات: لكي تكون العملية الرقابية مكتملة وذات جدوى لا بد من التعرف في الوقت المناسب على نتائج الأداء الفعلي على أرض الواقع ومقارنتها بالأداء المخطط له للتعرف على النتائج السلبية والإيجابية ودراستها للتمكن من تصحيح السالب ومراقبة الجزئية التي حدثت فيها تلك الانحرافات وذلك بدقة أكثر، على أن مراقبة الإيجابي من الأداء يفيد متخذي القرارات في التعرف على مدى واقعية الأهداف والمعايير التي واقعية الأهداف والمعايير الموضوعة مسبقاً.

    وهنا يجب التمييز بين انحرافات عائدة لطبيعة التشغيل ويسهل تصحيحها ويمكن تسميتها طبيعية (حميدة) وأخرى عائدة إلى خلل جذري مثل سوء التقدير أو خلل في الأداء ويمكن تمسيتها غير طبيعية (خبيثة)، أي صعبة التصحيح. فالانحرافات الطبيعية تحدث في معظم عمليات التشغيل والصيانة والتسويق ويمكن تداركها وتصحيحها بأقل التكاليف أو بمجهود لا سؤثر على صحة المشروع واستمراريته.
رياض الزهراني