خصائص الرقابة الفعالة في المؤسسة

لكي تكون الرقابة فعالة لا بد من توافر ظروف معينة لذلك، وهي:
1- يُفترض أن تكون الرقابة ذات حدود اقتصادية: إن كان الهدف من الرقابة هو خفض التكاليف ورفع الربحية عن طريق تحقيق الفعالية الإنتاجية، فإن أي مجهود رقابي يجب أن تفوق عوائده التكلفة الناتجة من تنفيذه، وعليه فلابد من التحقق من أن النظام الرقابي المعتمد هو الأقل تكلفة ويؤدي الغرض من إنشائه، فمثلاً لا يمكن فحص جميع إطارات السيارات المصنعة لأن ذلك مكلف وقد يتلفها، لذا يمكن أخذ عينات منها لمعرفة مدى تحملها في الأداء الفعلي.
2- يجب أن يرتبط النظام الرقابي بمن لهم صلة باتخاذ القرارات: إن ارتباط النظام يجب أن يكون بمن لهم صلة للاستفادة من المعلومات الرقابية المرتدة سواءً كانوا أفراداً أو مجموعات وإلا فإنه من المحتمل أن يتحول العمل الرقابي لجهة بوليسية تطبق الإجراءات دون تحقيق النتائج وعليه يجب أن تكون نظم مساندة القرار (Decision Support System) أو ما يسمى بنظم المعلومات موصولة بوضوح لمتخذي القرارات بحيث يستفيد منها في صنع القرار الأنسب لمعالجة الموقف المتاح بيده.
3- يفترض أن يكون النظام سريعاً في التنبيه للانحرافات: نظراً لتطور شبكات المعلومات حالياً في الوضع التنافسي لكثير من الشركات يتطلب أن يكون النظام الرقابي سريعاً في تسجيل أي انحرافات على مستوى الأداء المطلوب، وعليه فإن التعرف على الانحرافات السلبية قبل حدوثها هو أفضل الطرق لتجنبها وقد يكون هذا ممكناً أفضل من ذي قبل ولكن إذا افترضنا أن تلك الانحرافات قد حدثت فإنه يجب التعرف عليها فور حدوثها مما يساعد في سرعة تصحيحها قبل تفاقمها وتأثيرها سلباً على أداء المنشأة في الإدارة المعنية.
4- يجب أن يكون النظام الرقابي واضحاً ومفهوماً من قبل المستفيدين منه: نظراً لأن النظم الرقابية الحديثة تلجأ للأساليب الإحصائية على البعض استيعابها لإنه في كثير من الأحيان يتوجب على القائم بتطبيقه لأسلوب رقابي إحصائي أن يلم بالحد الأدنى لمعنى الأسلوب، وعدم تحقيق ذلك يعني فشل المديرين في الاستفادة من الأساليب الرقابية الحديثة وعليه قد يصبح الأسلوب الرقابي عشوائياً أو غير علمي وعالي التكاليف دون الوصول للنتائج المرجوة منه مما قد يدعو المعنيين لرفضه إلى غير رجعه حتى لو كان ذلك الأسلوب مفيداً وسبق أن حقق الكثير من النتائج الإيجابية في ظروف عمل مغايرة.
5- المرونة عنصر أساسي في النظم الرقابية الحديثة: كلما كان النظام الرقابي مرناً وقادراً على التكيف مع المتغيرات المؤثرة على ظروف المنشأة كلما أدى إلى فعاليته فكثيراً ما يكون التصور الأساسي لفكرة ما في اتجاه وتنشأ ظروف ومعطيات جديدة تؤثر على ذلك التصور الأساسي ولذلك فعندما تم ذكر التخطيط المبني على الاكتشاففإن ذلك يؤثر على الأسلوب الرقابي المتبع، فإذا افترضنا أنه تم التحول من خطوط إنتاج شبه آلية لخطوط كاملة الأتمتة يتم فيها استعمال الأشعة تحت الحمراء أو أي نوع من الأشعة للتعرف على نقاط الخلل المحتملة في المنتج وإتخاذ الإجراءات التصحيحية اللازمة، وبقدر ما تكون الإجراءات التصحيحية ممكنة نقول عن النظام الرقابي أنه أكثر مرونة.
6- يُفترض أن تكون عناصر الرقابة مميزة: تعتبر مستويات الإدارة في العملية الإدارية أحد عناصر ذلك التمييز فلا يمكن مراقبة الأفراد الذين يؤدون أعمالاً روتينية بنفس الطريقة التي تتم فيها محاسبة مديري الإدارات مثلاً، فكلما كانت الرقابة ذاتية (Built –in Control) كلما أدى ذلك إلى توفير التكاليف كما يتم في عمليات الهندرة، وكلما اعتبر العامل أو الموظف شريكاً في المحصلة النهائية للنتائج كلما أمكن تكليفه مع مجموعته لتحقيق النتائج المطلوبة دون مراقبة مباشرة وفورية من جهة خارجية ولذلك يمكن للإدارة أن تكون انتقائية في العمل الرقابي المراد تحقيقه اعتماداً على درجة المعرفة والانتماء.
7- يجب أن يكون الأسلوب الرقابي متيحاً لانتقال المعلومات في اتجاهين: إن تحقيق الشفافية في انتقال المعلومات يفيد أن تلك المعلومات المتعلقة بالأداء متاحة للتقييم من كافة الأطراف ذات العلاقة وبالتالي فإن الغالبية داخل المنشأة يعتبرون شركاء في تحقيق مستقبلها وفي تنفيذ العمليات بالطريقة الأنسب فكم من العمليات أخذت جهداً ووقتاً أكثر من المطلوب وذلك فقط لعدم توفر الانتقاد الذاتي والذي يشير ببعض من الجهد والتعاون الجماعي إلى عدم الحاجة لكثير من الخطوات التي كانت تتبّع سابقاً.
رياض الزهراني